בעולם התוכן של תהליכי עבודה ישנם שני מושגים מהותיים לבחינת תהליכים.
אפקטיביות (effectiveness) - Getting the right things done . הגדרה קצרה זו,מתמצת את המהות של המושג.
פעמים רבות נעשה השימוש במושג , כמושג יחסי "לא אפקטיבי/ כן אפקטיבי", במקרה זה חשוב להבין ולהגדיר את מושא ההשוואה. במקרה זה ניתן להתייחס להגדרה אחרת של אפקטיביות אשר מושא ההשוואה הנו המטרות: doing the "right" things, i.e. Setting right targets to achieve an overall goal (the effect)
יעילות (efficiency) :
Ratio) doing things in the most economical way (good input to output
כמובן, עולה מהגדרות ברורות אלו שדבר יכול להיות אפקטיבי ולא יעיל ולהיפך.
האתגר בהגדרת המתודולוגיה להטמעת המערכת וכלי הבקרה לבחינת היישום בפועל הנה לבחון את התהליך לכל אורכו לאור שני פרמטרים מהותיים ומשלימים , בנוסף להתייחס לעולם דינאמי ומשתנה בה פועל הארגון ומערכות מידע כחלק ממנו חייבים להתאים עצמם כל הזמן לסביבה זו (החיצונית והפנימית) בעולם התוכן של הטמעת מערכות,אני אמקד את "התרגום" של מונחים אלו לפרויקט הלכה למעשה
א. באיזו מידה התהליך אפקטיבי?
ברמת תהליך ההטמעה הכולל : עמדה בבסיס התהליך השאלה, עד כמה התהליך תואם ומשיג את המטרות והיעדים שהוגדרו למערכת ולפרויקט כולו .וכן ברמת השלבים הבודדים, כאשר לכל שלב הוגדרו: מטרה, יעדים, תכולה ותוצרים.
ב. באיזו מידה התהליך יעיל? כאשר הוגדרו על ידי שלושה פרמטרים מרכזיים לבחינת היעילות
1. עלויות , הכוללות:
עלויות המערכת (עלות הרישיונות, והאחזקה)
עלות היישום (עלות המשאבים החיצוניים),
עלות היישום בארגון (המשאבים הפנימיים הנדרשים)
2. זמן: זמן היישום הנדרש.
כאשר לכל שלב בתהליך הוגדרו נקודת הסיום וההתחלה.
האתגר בהגדרות אלו הוא להגדיר בצורה ברורה ומדידה את נקודת הסיום של הטמעת המערכת,היות ובפועל תהליך הטמעת המערכת הוא במידה מסוימת אין סופי, וכן לעיתים ישנם משתנים בלתי תלויים המשפיעים על המועד (כגון, מקרים שההנהלה מחליטה לעלות אחרי החגים/ לאחר סוף רבעון וכו', שאינם קשורות למידת המוכנות של הארגון). השאלה שעמדה בבסיס הגדרה זו הייתה מהו מועד הסיום לצורך מדידה זו. והמועד שנקבע היה: שהמערכת "באוויר" ,ושכל עובדי הארגון, יודעים להשתמש במערכת בפונקציונאליות הבסיסית שלה (העלאה מסמכים וחיפוש מסמכים). בפונקציונאליות הרחבה, נמצאים מושגים כגון: העלאת גרסאות, קישור בין מסמכים, פרופיל נייר וכו'.
כמובן, בחלק מהמקרים יש קשר ישיר בין אפקטיביות ליעילות. לדוגמא, יחס הפוך בין אפקטיביות ויעילות: על מנת שהיישום יהיה אפקטיבי רצוי שכל עובד, יבין את הערך המוסף של המערכת לעבודתו היום יומית ויכיר את השימוש במערכת על בוריה. דבר זה גורר בטווח הקצר, פגיעה ביעילות, היות ונדרשת הדרכה והכוונה אישית שמשמעם, עלויות גבוהות של משאבים (הדרכה וליווי), כנ"ל לגבי התמודדות עם התנגדויות.
יש להפריד כמובן בין הטווח הקצר והארוך, ניהול התנגדויות, ליווי אישי, יצירת ערך מוסף לעובד לפני העלייה לאוויר, פוגעים ביעילות בטווח הקצר, אך בטווח הארוך עשויים להעלאות את היעילות. היות ונדרש זמן קצר יותר בהמשך בהתמודדות עם התנגדויות ובעיות לאחר עלייה לאוויר.
המשך במאמר הבא - מתודולוגית עבודה בהטמעת מערכת ניהול מסמכים - חלק ב'
ייעוץ בכיר לעסקים קטנים
